Cambios en la normativa de facturación: ideas clave
En 2026, entrará en vigor una normativa que obligará a todas las empresas y autónomos en España a implementar la factura electrónica de manera progresiva. Además, paralelamente se implementará un sistema de reporting fiscal inmediato conocido como Verifactu que no debemos confundir con la factura electrónica en sí misma. Este cambio requiere un componente tecnológico, ya que el software de facturación utilizado debe estar autocertificado por el propio fabricante según la normativa antifraude.
Verifactu será obligatorio para todas las empresas que emitan facturas, ya sean a particulares (B2C), entre empresas (B2B) o a organismos públicos (B2G). No obstante, estarán exonerados los domiciliados en País Vasco y Navarra, quienes ya utilicen el Sll, los acogidos al Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca (REAGP) y al Régimen Especial del Recargo de Equivalencia y en general aquellas empresas exentas reglamentariamente de emitir factura.
Verifactu implicará la remisión inmediata de las facturas a la AEAT, lo que requerirá mayor trazabilidad e integridad de los datos. Para empresas pequeñas, que emitan no más de 100 facturas/año, la AEAT ofrecerá un software gratuito. Las empresas que utilicen software catalogado como no Verifactu deberán cumplir con requisitos más estrictos en la conservación de registros y remitir información a la AEAT solo bajo requerimiento.
Verifactu supondrá además la aparición de registros electrónicos de alta y anulación de facturas, de forma que su trazabilidad desde su emisión hasta cualquier modificación y pago será total; esto supondrá mejorar los procesos de pedido-facturación para minimizar errores, así como protocolizar la forma correcta de facturar de cada tipo de operación.
Bajo este sistema, la impresión de facturas, tanto cualificadas como simplificadas en papel, supondrá que deban llevar un código QR que permita al comprador verificar los datos en la sede electrónica de la AEAT.
La adaptación de sistemas informáticos que cumplan la normativa antifraude supone un proceso de adaptación de todas las empresas. Aquellas que emitían facturas en plantillas de hoja de cálculo o procesador de textos, tendrán que adoptar la solución gratuita de la AEAT si emiten menos de 100 facturas anuales o buscar una solución de pago. Las empresas con software a medida y cuyo fabricante hubiera desaparecido o no ofreciese actualizaciones deberán migrar a otra solución. En cualquier caso, debemos comprobar que nuestro proveedor de software de facturación está actualizando este a la normativa. Algunas empresas deberán valorar incluirse voluntariamente en el Sll si no les es factible alguna de las soluciones anteriores.Verifactu será obligatorio para todas las empresas desde el 1 de enero de 2026 para los contribuyentes sujetos al impuesto de sociedades y desde el 1 de julio de 2026 para el resto, pudiendo las sanciones por incumplimiento alcanzar los 50.000 €.
La facturación electrónica, por otra parte, se realizará integrando soluciones (plataformas) privadas y públicas de facturación de forma que la solución pública tenga toda la información de las transacciones proveedor-cliente. La información será la habitual de las facturas, a las que se añadirá la obligación de informar sobre el estado de la factura; esto abarca especificar si la factura es aceptada o rechazada por el cliente, así como el estado de pago sea total o parcial.
La obligación de emitir facturas electrónicas abarcará, mayoritariamente, a las operaciones B2B si bien aquellas empresas consideradas como «de especial trascendencia económica» que por el sector en el que operen, así como su volumen de operaciones o plantilla de personal tendrá que facturar electrónicamente al cliente final (B2C).
Por el momento, no será obligatorio la facturación electrónica en entregas intracomunitarias ni exportaciones, es decir solo afectará a operaciones realizadas en territorio español. El hecho de que una factura se emita electrónicamente no es incompatible con que se emita copia impresa en papel o en formato PDF, siempre que los sistemas informáticos que la emitieron cumplan todos los requisitos normativos.
Las sanciones por no emitir factura electrónica pueden alcanzar los 10.000 €.
